ALCANCE N° 02 A LA UNA-GACETA N° 11-2025 AL 05 DE DICIEMBRE DE 2025

NORMATIVA

UNA-SCU-ACUE-439-2025 DEL 4 DE DICIEMBRE DEL 2025

REGLAMENTO DE CAUCIÓN

PRESENTACIÓN

Este reglamento regula la rendición de cauciones a favor de la Universidad Nacional (UNA) para asegurar el correcto cumplimiento de los deberes y las obligaciones del funcionariado y la representación estudiantil.

Todo encargado de recaudar, custodiar o administrar fondos y valores públicos debe rendir garantía, para asegurar el correcto cumplimiento de los deberes y las obligaciones del funcionariado y la representación estudiantil. Este reglamento determina las clases y los montos de las garantías, así como los procedimientos aplicables a este particular, tomando en consideración los niveles de responsabilidad, el monto administrado y el salario del funcionariado o las dietas, según corresponda.

Se establece como hecho generador de responsabilidad administrativa el nombramiento de un miembro de la representación estudiantil, con facultades de uso y disposición de recursos públicos.

Para esto la administración debe velar porque el funcionariado y la representación estudiantil encargada de recaudar, custodiar o administrar fondos y valores propiedad de la institución, rindan de su peculio las garantías que procedan, a favor de la Universidad Nacional, de conformidad con las disposiciones legales y técnicas vigentes.

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1. OBJETO DEL REGLAMENTO.

Este reglamento tiene por objeto regular los aspectos fundamentales de control administrativo y legal aplicable al funcionariado y la representación estudiantil de la una que por la naturaleza de sus funciones y responsabilidades deban caucionar, para asegurar el correcto ejercicio de sus deberes y obligaciones.

ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN.

Las disposiciones contenidas en este reglamento son aplicables al funcionariado y la representación estudiantil de la Universidad Nacional que, por la naturaleza de sus funciones, recauden, custodien o administren fondos públicos.

ARTÍCULO 3. DEFINICIONES.

Para los efectos de este reglamento, los términos que a continuación se consignan, tienen el siguiente significado:

Caución: es la garantía que presta un miembro del funcionariado o de la representación estudiantil obligada a caucionar a favor de la Universidad Nacional para asegurar el cumplimiento de los deberes y las obligaciones acordes con su puesto.

Caucionante o garante: es el miembro del funcionariado o de la representación estudiantil obligada a caucionar que administra, recauda o custodia fondos o valores públicos.

Garantía: fianza, prenda o documento que se ha cancelado con el propio peculio del miembro del funcionariado o de la representación estudiantil u obligada como mecanismo de aseguramiento de un compromiso probo en la administración, custodia y recaudación de recursos públicos.

Póliza o seguro de fidelidad: documento emitido por una aseguradora debidamente autorizada que brinda una garantía a efecto de afianzar a la Universidad Nacional para protegerla, en caso de que el funcionariado o la representación estudiantil obligados a caucionar en el desempeño de sus funciones falten a su correcto cumplimiento de los deberes y las obligaciones.

Propio peculio: cantidad de dinero o bienes que posea el miembro del funcionariado o a la persona representante estudiantil que cauciona.

CAPÍTULO II DE LA CAUCIÓN

ARTÍCULO 4. FINALIDAD DE LA CAUCIÓN.

La caución tiene por finalidad garantizar el resarcimiento de eventuales daños y perjuicios que se puedan producir al patrimonio de la Universidad Nacional por parte del miembro del funcionariado o la representación estudiantil caucionante en el ejercicio de sus funciones, sin que ello limite la eventual responsabilidad civil y penal que se pueda determinar según los procedimientos generados para ese fin.

ARTÍCULO 5. FORMAS, PLAZO E INSTANCIA DE CONTROL PARA RENDIR CAUCIÓN.

La caución a favor de la Universidad Nacional debe ser la constitución de un seguro o póliza de fidelidad ante el Instituto Nacional de Seguros, o cualquier entidad aseguradora autorizada.

Corresponde rendir la caución a más tardar el día que inicia las labores del puesto sujeto a caución, y se otorga un plazo máximo de cinco días hábiles posterior a esa fecha, para su cumplimiento.

El Programa Desarrollo de Recursos Humanos debe verificar su cumplimiento y, en caso de incumplimiento, esta instancia debe hacer una única prevención. Si esta no es acatada, dicho Programa remitirá la correspondiente relación de hechos a la Fiscalía de Faltas Comunes y Acoso Laboral.

Para el caso de las presidencias de órganos de máxima desconcentración le corresponde a la Dirección Administrativa del Consejo Universitario, verificar el cumplimiento.

La persona caucionante que por algún motivo sea trasladada de un puesto a otro, que implique una nueva ubicación en la clasificación por niveles de responsabilidad, debe ajustar la caución conforme a la nueva situación, para lo cual contará con un plazo máximo de diez días hábiles, a partir de su nombramiento.

ARTÍCULO 6. DEBER DE SOLVENTAR LA CAUCIÓN.

Es deber del funcionariado o la representación estudiantil obligada a rendir caución, según la naturaleza del cargo, gestionar y sufragar de su propio peculio el costo de la garantía a favor de la Universidad Nacional. la garantía debe estar vigente por todo el plazo que se encuentre nombrada, así como por el lapso de prescripción de la responsabilidad civil o mientras se encuentre pendiente un procedimiento administrativo por daños y perjuicios a la administración.

Quien ejerza un cargo obligado a caucionar y deba realizar una función por recargo, que genere ese mismo deber, cauciona una sola vez y por el monto correspondiente a su cargo ordinario.

CAPÍTULO III

DE LOS CAUCIONANTES O GARANTES

ARTÍCULO 7. FUNCIONARIADO Y REPRESENTACIÓN ESTUDIANTIL SUJETAS A RENDIR CAUCIÓN.

Son sujetas a caución en favor de la Universidad Nacional, el funcionariado y la representación estudiantil de acuerdo con los siguientes niveles y cargos:

Nivel A: miembros académicos y administrativos del Consejo Universitario, Rectoría, Rectoría Adjunta, Vicerrectorías, decanatos de Facultades, Centros y Sedes Regionales, direcciones de Sección Regional, direcciones de la Proveeduría Institucional, direcciones del Programa de Gestión Financiera, jefatura de la Sección de Tesorería del Programa de Gestión Financiera.

Nivel B: direcciones de Unidades Académicas, direcciones de Instancias administrativas (incluye los puestos de dirección general, dirección asesora, dirección especialista y dirección del Programa de Publicaciones e Impresiones), presidencias de órganos desconcentrados, presidencias Consejo Central de Posgrado, coordinación de Congreso Universitario, superiores jerárquicos de los órganos auxiliares de Asesoría y Fiscalización, jefatura de la Sección de Contratación Administrativa de la Proveeduría Institucional, profesional a cargo del proceso de inversiones en la Sección de Tesorería del Programa de Gestión Financiera, quien ejerza la presidencia del directorio de la Federación de Estudiantes de la Universidad Nacional (FEUNA).

Nivel C: personal en las cajas del Programa de Gestión Financiera y de las Sedes y Secciones Regionales, personal técnico asistencial de la Unidad Especializada del Programa de Gestión Financiera, agente aduanal de la Proveeduría Institucional, personal mensajero del Programa Gestión Financiera, de las Sedes y Secciones Regionales y de Unidad de Correo Institucional, y representantes estudiantiles del Consejo Universitario.

ARTÍCULO 8. SUSTITUCIÓN DE LA PERSONA SUPERIOR JERÁRQUICA.

El funcionariado que deba sustituir a su superior jerárquico por un período mayor a los treinta días hábiles deben suscribir una póliza de caución en favor de la Universidad Nacional, por el plazo de la sustitución y de acuerdo con el nivel en que se ubica el puesto que sustituyen.

En caso de institutos con reglamentos vigentes que incluyen dirección a.i., aplica lo indicado en el párrafo anterior.

CAPÍTULO IV DEL MONTO A GARANTIZAR

ARTÍCULO 9. DEL MONTO A CAUCIONAR.

El funcionariado y la representación estudiantil en obligación de caucionar debe tramitar el pago del seguro o póliza respectivo, por el monto total del nivel que le corresponda:

a. Quienes desempeñen puestos clasificados dentro del nivel A, deben rendir una caución sobre un monto de ₡1.800.000,00 (un millón ochocientos mil colones exactos).

b. Quienes desempeñen puestos clasificados dentro del nivel B, deben rendir una caución sobre un monto de ₡1.400.000,00 (un millón cuatrocientos mil colones exactos).

c. Quienes desempeñen puestos clasificados dentro del nivel C, deben rendir una caución sobre un monto de ₡1.000.000,00 (un millón de colones exactos.

ARTÍCULO 10. ACTUALIZACIÓN DEL MONTO A CAUCIONAR.

Le corresponderá a la Vicerrectoría de Administración actualizar, cuando lo estime pertinente, el monto de la caución definido para cada nivel en el artículo 9 de este reglamento, y comunicar por escrito el nuevo monto al funcionariado y la representación estudiantil sujetas a rendir la caución, así como al Programa Desarrollo de Recursos Humanos y al programa de gestión financiera.

CAPÍTULO V ADMINISTRACIÓN, CUSTODIA Y EJECUCIÓN DE LAS CAUCIONES

ARTÍCULO 11. COMPETENCIAS DEL PROGRAMA DESARROLLO DE RECURSOS HUMANOS Y DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEL CONSEJO UNIVERSITARIO.

Es responsabilidad del Programa Desarrollo de Recursos Humanos y de la Dirección Administrativa del Consejo Universitario las siguientes competencias:

a. Actualizar los perfiles de puestos que se determinen sujetos a rendir caución, según los niveles y cargos indicados en este reglamento en el caso del funcionariado.

b. Establecer y mantener un registro actualizado del funcionariado y la representación estudiantil caucionante. este registro debe contener como mínimo, la descripción de los puestos que exigen la rendición de la caución, el periodo de presentación de la caución, fecha de renovación y vencimiento, verificación de los montos.

c. Verificar previo a la aprobación de un nombramiento en un cargo obligado a caucionar que la persona se encuentre al día con su póliza de caución.

d. Verificar que la comunicación de la suscripción de la caución, en los plazos establecidos en este reglamento, prevenir al caucionante en caso de incumplimiento.

e. Verificar que el caucionante rinda la caución en el plazo establecido, según este reglamento, artículo 5.

f. Informar a la Fiscalía de Faltas Comunes y Acoso Laboral, en caso de incumplimiento de la persona caucionante, para lo correspondiente.

Para el caso de los órganos de máxima desconcentración, su nombramiento se regula mediante acuerdo del Consejo Universitario, y la representación estudiantil le corresponde a la Dirección Administrativa del Consejo Universitario, realizar esta verificación e informar al Programa de Desarrollo de Recursos Humanos.

ARTÍCULO 12. COMPETENCIAS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN FINANCIERA.

El Programa de Gestión Financiera ejercerá las siguientes competencias:

a. Verificar, previo a la apertura de cajas chicas, que la persona responsable de rendir la caución se encuentre al día con la póliza de caución.

b. Gestionar ante la aseguradora lo correspondiente al resarcimiento de daños y perjuicios al patrimonio de la Universidad Nacional, irrogados por la persona caucionante, sea miembro del funcionariado o de la representación estudiantil, cuando la responsabilidad haya sido declarada y definido el monto del resarcimiento, conforme lo establece el ordenamiento jurídico interno vigente.

c. Informar inmediatamente a la Fiscalía de Faltas Comunes y Acoso Laboral y al Programa Desarrollo de Recursos Humanos, en caso de que se detecte que una persona obligada a caucionar no cuenta con la póliza al día, para que procedan según corresponda.

ARTÍCULO 13. OTRAS RESPONSABILIDADES ASOCIADAS A LA CAUCIÓN.

El funcionariado y la representación estudiantil en un cargo sujeto a rendir caución debe incorporar la documentación probatoria en el Sistema Informático de Gestión Institucional.

Cuando la rendición de la caución se realiza por primera vez, deberá incluir la información a más tardar al sexto día hábil posterior al inicio de sus funciones.

Cuando corresponda a una actualización de la póliza por vencimiento, debe realizar la gestión como máximo dentro de los cinco días hábiles posteriores a la fecha de vencimiento y registrar lo correspondiente en el Sistema Informático de Gestión Institucional, a más tardar el día hábil siguiente.

La persona caucionante debe solicitar a su superior jerárquico o al miembro del funcionariado encargado dentro de su unidad ejecutora que realice la confrontación contra original, que verifique y apruebe en la póliza registrada en el Sistema Informático de Gestión Institucional.

ARTÍCULO 14. EJECUCIÓN DE LA GARANTÍA.

La ejecución de la garantía será tramitada por el Programa de Gestión Financiera, ante la aseguradora respectiva, una vez que la institución cuente con una resolución firme que establezca la responsabilidad del daño o afectación por parte del miembro del funcionariado o de la representación estudiantil caucionante y el monto líquido y exigible del daño o perjuicio causado, previo debido proceso, según la normativa institucional.

Lo anterior, sin perjuicio de otras responsabilidades administrativas, civiles y penales que correspondan.

ARTÍCULO 15. DEVOLUCIÓN DE LA CAUCIÓN.

En caso de haber suscrito una póliza, cuya vigencia exceda el período del nombramiento en el cargo obligado a rendir caución o que por algún motivo finalice el nombramiento de manera anticipada, es competencia exclusiva de la persona caucionante, gestionar ante la empresa o institución aseguradora la devolución de los montos del período en que no aplicará la póliza.

CAPÍTULO VI SANCIONES

ARTÍCULO 16. OBLIGATORIEDAD Y CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO DE ESTE REGLAMENTO.

Este reglamento es de acatamiento obligatorio y su incumplimiento injustificado dará lugar a las medidas disciplinarias, según corresponda, de conformidad con el ordenamiento jurídico interno y las leyes nacionales.

No rendir o no renovar la garantía dentro del plazo previsto al efecto, se constituye en incumplimiento de deberes y originará al funcionariado o a la representación estudiantil responsabilidad administrativa, civil y penal, según se determine en el procedimiento investigativo.

Ante la negativa de rendir la caución o rendirla por un monto inferior, el miembro del funcionariado y de la representación estudiantil no solo incurre en la desobediencia tipificada en la Ley General de la Administración Pública, artículo 107, sino que está transgrediendo el Estatuto Orgánico, artículo 14, en cuanto a los deberes de quien labora en la institución. de tal forma que esta falta es causal de despido sin responsabilidad patronal. luego de seguirse el debido proceso.

CAPÍTULO VII DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 17. PROCEDIMIENTOS PARA LA RENDICIÓN DE CAUCIONES.

Será responsabilidad de la Vicerrectoría de Administración en conjunto con los Programas Desarrollo de Recursos Humanos y Gestión Financiera la coordinación con la unidad especializada de calidad para la obtención de la ficha de proceso, así como la elaboración, presentación y publicación del procedimiento, de conformidad con su ámbito de competencia.

ARTÍCULO 18. DEROGATORIAS.

Se derogan expresamente las disposiciones y cualquier otro instrumento normativo que se oponga o resulte incompatible con lo establecido en este reglamento.

ARTÍCULO 19. VIGENCIA.

Este reglamento entrará en vigor seis meses después de su publicación.

TRANSITORIO ÚNICO.

Una vez publicado este reglamento, la Vicerrectoría de Administración contará con seis meses para elaborar y aprobar los procedimientos que le permita cumplir con el artículo 14.

A la entrada en vigor de este reglamento, quienes estén obligados a rendir caución contarán con un plazo de quince días hábiles para concretar su trámite e informar a la instancia competente sobre su cumplimiento y presentación de documentación probatoria original en los medios correspondientes.

Será responsabilidad del Programa Desarrollo de Recursos Humanos, supervisar que el funcionariado obligado a rendir las cauciones a la entrada en vigor de este reglamento, se encuentren al día con la suscripción de la póliza correspondiente conforme a las disposiciones transitorias aquí dispuestas.

ACUERDO FIRME.